Dokumente scannen ist nicht gleich digitalisieren

Ein Artikel von red | 11.08.2022 - 14:36

Deutsche Büros werden mit immer besserer Technologie von Computern bis Scannern ausgestattet, die letzten weißen Flecken auf der Internetlandkarte geschlossen.  Zunehmend finden analoge Prozesse in der Welt der Einsen und Nullen statt, Unternehmen nutzen verschiedene Softwarelösungen, um beispielsweise ihr Rechnungswesen digital zu gestalten. Leicht ließe sich sagen, dass die Digitalisierung im vollen Gange ist, doch Myrko Rudolph, Geschäftsführer bei exapture und Digitalisierungsexperte, gibt zu bedenken: „Viele denken, mit dem bloßen Überführen analoger Informationen auf einen Computer sei die digitale Revolution vollzogen, doch das erweist sich als Irrtum.“ Diese stellt sich als viel komplexer heraus als gedacht.

Drei Meilen zurücklegen

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   © Dirk Pagels

Allgemein betrachtet handelt es sich bei der angestrebten Transformation um den Prozess, analoge Informationen in digitale Strukturen zu übergeben. Für viele bedeute dies, Dokumente zu scannen und auf dem Computer zu verwahren, so Rudolph. „Die digitale Transformation besteht jedoch aus drei Meilen. In der ersten überführen Brückentechnologien analoge Informationen in die Welt der Einsen und Nullen. Beispielsweise scannt ein Mitarbeiter eintreffende Rechnungen und lädt diese auf den Rechner. In der zweiten Meile kommt es zur Be- und Verarbeitung der Daten, üblicherweise durch ein bereits im Unternehmen genutztes Programm. Zuletzt müssen die Daten aufbewahrt werden, zum Beispiel auf Festplatten oder als Uploads in der Cloud.“ Erst alle drei Meilen zusammen betrachtet erreichen die Komplexität, der eine wirkliche Effizienztransformation folgt.

Brücken schlagen notwendig

Was zunächst aussieht wie ein leicht zu realisierender Prozess, entpuppt sich bei genauerem Blick als System mit vielen Bruchstellen, welches nur menschliches Handeln zusammenhält. Beim obigen Beispiel analoger Rechnungen müssen Menschen den Scanvorgang starten, die Daten den zuständigen Sachbearbeitern zukommen lassen, die diese dann manuell in ihre Finanzmanagementprogramme einpflegen, um den digitalen Zwilling der analogen Dokumente anschließend zu verwahren. „Im schlimmsten Fall druckt der entsprechende Sachbearbeiter die vorher eingescannten Dokumente wieder aus, weil er so erst mit den Informationen umgehen kann. Es fehlen digitale Verbindungselemente, die automatisch agieren und die einzelnen Meilen miteinander verbinden – ganz ohne menschlichen Input“, meint Rudolph. Doch wie lässt sich dies verwirklichen?

Durchdachte Software notwendig

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Myrko Rudolph © exapture

Um die drei Meilen miteinander verbinden zu können, müssen Programmierer die Vogelperspektive einnehmen. „Jedes Unternehmen benutzt verschiedene Softwarelösungen, es existiert also bereits eine Infrastruktur. Es gilt, Schnittstellen zu finden oder herzustellen“, erklärt Rudolph. Speziell zur Überbrückung entwickelte Anwendungen fokussieren sich darauf, die erste und die zweite Meile miteinander zu verbinden, indem beispielsweise Multifunktionsgeräte so programmiert werden, dass sie Dokumentformate automatisch erkennen, selbstständig weiterleiten und an die verarbeitende Software übergeben. „Scannen führt somit zur Bearbeitung. Doch genauso gut kann die zweite Meile durch die bloße Ausführung in der Aufbewahrung enden. Auf diese Weise nimmt der Grad der Komplexität zu, bei gleichermaßen steigender Effizienz“, so der Experte. „Erst wenn die Unternehmen diese drei Bereiche ganzheitlich betrachten, kommt es zu der Transformation, die die Digitalisierung verspricht.“