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Dezentral Arbeiten und Workflows aufrechterhalten

Ein Artikel von red | 22.09.2022 - 14:15
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Businessman using a computer to document management concept, online documentation database and digital file storage system/software, records keeping, database technology, file access, doc sharing. ©khanchit - stock.adobe.com

Es ist nicht unrealistisch, dass ein dritter Pandemiewinter mit längeren Homeoffice-Phasen vor uns liegt. Auch die Überlegung, Mitarbeiter aus Energiespargründen ins Homeoffice zu schicken, gibt diesem Arbeitsmodell erneut Aufwind.

Dass hybrides Arbeiten – also die Kombination aus Büropräsenz und mobilem Arbeiten – funktioniert, haben die vergangenen zweieinhalb Jahre eindrucksvoll bewiesen. Dennoch herausfordernd ist, bestehende Workflows auch außerhalb des Büros verlustfrei fortzuführen. Befinden sich Unterlagen im Büro, die zur Weiterführung eines Projektes im Homeoffice benötigt werden, steht die Einhaltung von Deadlines möglicherweise auf der Kippe. Jederzeit gewährleistet sein muss auch der Zugriff auf das Firmennetzwerk und die hier abgelegten Dateien. Nur so lassen sich bestehende Prozesse auch remote fortsetzen. 

Dokumente müssen digital vorliegen

Eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches, ortsunabhängiges Arbeiten ist, dass Dokumente digital zur Verfügung stehen und zugleich deren rechts- und manipulationssicherer Austausch gewährleistet ist. Entgegen der häufigen Annahme reicht es allerdings nicht aus, diese lediglich digital abzubilden. Ein Dokument ist erst dann vollwertig digitalisiert, wenn alle Daten und Metadaten maschinell ausgelesen und verarbeitet werden können. Nur so lassen sich Workflows digital, ortsunabhängig und ohne Abstriche umsetzen.

Eine Lösung, die digitale Workflows in Versicherungsbetrieben unterstützt, ist die OfficeMaster Suite des Berliner Unified-Communications-Herstellers Ferrari electronic.

Sie vernetzt sämtliche Kommunikationskanäle auf einer Plattform, lässt sich an Dokumentenmanagement- und BPM-Systeme koppeln und stellt einen rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen sicher – unabhängig von Device und Dateiformat.

Der Dokumententransfer wird über den Kommunikationsstandard „Next Generation Document Exchange“ (NGDX) abgewickelt. Dokumente gehen damit im Original, verlustfrei und End-to-end als PDF im E-Mail-Postfach des Empfängers ein. Metadaten und Schlagworte werden ebenfalls übertragen, was eine weitere Bearbeitung in Dokumentenmanagementsystemen erleichtert. Auch der Transfer hybrider Dokumente ist möglich. Papiergebundene Prozesse können so mit digitalen verbunden und das Prinzip des papierlosen Büros umgesetzt werden. An oberster Stelle steht dabei immer der Datenschutz: Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Dokumente und auch deren Transportweg unterliegen damit einem Sicherheitsstandard, den ein Austausch per E-Mail niemals erreichen kann. 

Automatisiertes Auslesen und Verarbeiten

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Viele Beschäftigte wünschen sich auch künftig mobiles Arbeiten. Arbeitgeber sollten darauf reagieren. © Pixabay

Noch komfortabler werden Prozesse mit dem neuen Major Release von Ferrari electronic. Die OfficeMaster Suite 8 umfasst noch mehr Möglichkeiten, Dokumente anzureichern und digitale Prozesse zu unterstützen.

  • Unter anderem bietet sie eine Texterkennung von Dokumenten mittels Optical Character Recognition (OCR). Empfangene Dokumente werden mit einem Textlayer zur Texterkennung versehen, was deren automatisiertes Auslesen und Verarbeiten erlaubt. Auch gescannte oder abfotografierte Texte, wie sie häufig über Upload-Portale eingehen, lassen sich auf diese Weise extrahieren. Fehler können vermieden und Prozesse dezimiert werden, weil manuelle Systemeingaben entfallen. Die dabei entstehenden, vollwertig digitalisierten Dokumente können völlig ortsunabhängig bearbeitet werden und erleichtern den Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsmodellen. Ebenfalls vollautomatisch läuft die Konvertierung von Rechnungen in die Formate ZUGFeRD und XRechnung  ab, die anschließend versendet beziehungsweise über eine Web-Schnittstelle direkt ins Portal der Bundesdruckerei hochgeladen werden können.
  • Eine weitere Neuerung, die das Aufrechterhalten auch administrativer Workflows ermöglicht, ist die Anbindung an die E-Post-Schnittstelle der Deutschen Post. Die bei Versicherungen nach wie vor häufig stattfindenden postalischen Massenversände, lassen sich so unkompliziert und selbst remote über ein hybrides Verfahren umsetzen. Dafür werden die digital erstellten Unterlagen per Schnittstelle zur Deutschen Post weitergeleitet und dort gedruckt, kuvertiert, mit Porto versehen und zugestellt. Der Adressat erhält das Schreiben wie gewohnt im Briefkasten während der vorgeschaltete Prozess in der Versicherung rein digital und ortsunabhängig abläuft.

Die Arbeitswelt befindet sich inmitten eines rasanten Wandels. Die Grenzen zwischen Büropräsenz und mobilem Arbeiten verschwimmen immer mehr. Mit anpassungsfähigen Lösungen, die diese Entwicklung und den digitalen Dokumentenaustausch unterstützen, sichern Versicherungsbetriebe ihre eigene Zukunftsfähigkeit und ihren Erfolg.