Viele Menschen arbeiten künftig sowohl im heimischen Büro oder Wohnzimmer als auch im Büro. Die Zeit des eigenen, mit persönlichen Dingen markierten Arbeitsplatzes ist damit meist vorbei. Desksharing heißt die Zukunft.
Diese Zukunft des Arbeitsplatzes, den sich mehrere Mitarbeiter teilen, ist bei Arbeitgebern weitgehend unumstritten. Bei einer Remote-Quote von 30 Prozent sind täglich drei von zehn Arbeitsplätzen nicht mehr besetzt. Da kommt man schnell auf den Gedanken, auch 30 Prozent der Fläche einsparen zu können. Selbst wenn die Zusammenarbeit aus Büro und Homeoffice mehr medial vermittelte Kommunikation braucht, es also neuer Kommunikationszonen in den Standorten bedarf – Fläche lässt sich in jedem Fall einsparen. Außerdem: Verwaiste Arbeitsplätze wirken auch auf die Mitarbeiter wenig motivierend, sodass es neben der Kosteneinsparung weitere gute Argumente gibt.
Mitarbeiter und auch die Führungskräfte stehen dem Desksharing häufig allerdings zunächst abwartend oder gar kritisch gegenüber. Das Loslassen von Liebgewonnenem fällt jedem schwer. Umso wichtiger, dass Desksharing richtig eingeführt und umgesetzt wird. Dabei gibt es einige wichtige Erfolgsfaktoren, die bei der Einführung von Desksharing helfen.
Tu Gutes und rede drüber
„Richtig einführen“ heißt zunächst einmal Menschen mit allen ihren Fragen, Bedenken und Ängsten ernst zu nehmen. Beim Informieren und Moderieren – in Workshops, in Befragungen, in Erklärvideos, im Ausprobieren von Mustern kann ein neutraler externer Berater viel bewirken.
Flächen neu denken
Es geht nicht nur darum, Fläche effizienter zu nutzen. Die Fläche muss sich verändern, weil sich das Verhalten der Mitarbeiter verändert: Das Ankommen beginnt nicht erst am Arbeitsplatz, sondern beim Betreten der Fläche. Eine persönliche „Homebase“ schafft Platz für Jacken etc. Der kurze erste Austausch mit den Kollegen braucht Rückzugsbereiche und Treffpunkte – zum Beispiel für einen schnellen gemeinsamen Kaffee.
Technik einfach machen
Die Technik muss sich dem Menschen unterordnen. Das heißt: Bürostühle, die sich automatisch auf den Nutzer einstellen, smarte Funktionen bei der die Anmeldung am PC mit der richtigen Höheneinstellung des Tisches verbunden wird. Licht mit Anwesenheitssensor, sodass die verwendeten Arbeitsplätze automatisch beleuchtet werden. Bluetooth-Tastaturen und Mäuse sorgen dafür, dass die persönlichen Arbeitsgegenstände der Mitarbeitenden automatisch funktionieren. Der Arbeitsstart beschränkt sich dann für die Mitarbeiter auf sehr wenige Handgriffe. Diese smarten Lösungen benötigen selbstredend einigen Aufwand bei der Planung, sind aber längst etabliert. Wer Desksharing einführen will, ist gut beraten, sich die tägliche Employee Journey vor Augen zu führen und das alltägliche Ankommen zu vereinfachen. Das steigert die Akzeptanz deutlich.
Free Seating nur im Team
Verteiltes Free Seating im gesamten Gebäude bringt nicht wirklich etwas. „Lost in Office“ ist die ungewollte Folge. Die Vereinsamung der Menschen in der Menge Fremder tritt aber nicht auf, wenn Mitarbeitende in ihren Teams oder mit Kollegen mit ähnlichen Tätigkeiten zusammensitzen. Nur so kann der Arbeitsort auch zum sozialen Ort werden – Kommunikation im Team ist schnell und einfach möglich, Zusammenhalt und Kollegialität werden gefördert. Übrigens: Im Unterschied zum Free Seating kann ein echtes Co-Working als offener Bereich für Mitarbeitenden aller Abteilungen durchaus gewinnbringend sein – bei interdisziplinären Projektteams zum Beispiel.
Die richtigen Arbeitsplätze richtig planen
Autoren: Sandra und Michael Stüve, beide Geschäftsführer von HCD
Wer Standard-Tisch an Standard-Tisch reiht, erlebt, dass Privatheit fehlt, dass die Kollegen als laut oder störend wahrgenommen werden. Erst der richtige Arbeitsplatz schafft Distanz und Privatheit, unterstützt Kommunikation und Konzentration an einem Ort gleichermaßen. Wenn er außerdem perfekt für die Video-Kommunikation vorbereitet ist, ist er universell einsetzbar. So entsteht ein produktiver Rückzugsraum für die Mitarbeiter.
Wer Arbeitsplätze im Raum richtig anordnet, wer Wege und Arbeitsbereiche optisch trennt, sorgt schon damit für Struktur und schafft Ruhe im Raum. Dass Tastaturen, Mäuse und Headsets persönliche Gegenstände der Mitarbeiter sind, drahtlos funktionieren und von den Mitarbeiter in einem eigenen Schrank, einer eigenen Box aufbewahrt werden, sorgt für aufgeräumte Arbeitsplätze. Leere Schreibtischoberflächen erleichtern dann auch die tägliche Unterhaltsreinigung.
Gut gemachtes Desksharing ist eine überaus effiziente Methode, um die vorhandenen Büroflächen besser zu nutzen. Und: Richtig vermittelt schafft es eine positive Aufbruch-Situation. Das ist zum Ausklang der Pandemie sicherlich eine gute Nachricht.
Studie: ReDesign Work: Unter dem Titel ReDesign Work hat HCD alle wichtigen Studien der vergangenen Jahre ausgewertet und die wichtigsten empirischen Trends der Arbeitswelt kommentiert und eingeordnet. Der Studienband liefert einen Überblick über die Arbeitswelt der Zukunft, in der Desksharing eine elementare Rolle spielt. Der Download ist kostenfrei unter www.hcd-gmbh.de/studie
Drei Fragen Michael Stüve
Michael Stüve, HCD Geschäftsführer, ist der kreative Kopf des Unternehmens. Seine Raum-Gestaltungen entstehen aus einer Symbiose seiner Kreativität und seiner Fachkompetenz in den Bereichen der Innenarchitektur und des Bauingenieurwesens. Michael Stüve erkannte als einer der ersten, dass aufgrund des speziellen Aufgabenprofils neue Gestaltungsmaßstäbe für Call Center etabliert werden müssten.
Was ist wichtig bei der Einführung von Desksharing?
Die Menschen mitzunehmen ist das Wichtigste. Wir erleben in unseren Workshops immer Offenheit, wenn wir erklären und vermitteln. Und an Nummer zwei steht: Bei uns geht es immer um ein Gesamtkonzept, das durchdacht und auf das jeweilige Unternehmen und seine Mitarbeiter abgestimmt ist. Damit kann man schnell starten und es dann sukzessive und flexibel einführen. Schließlich ändert sich derzeit sehr viel in sehr kurzer Zeit.
Was gilt für den einzelnen Arbeitsplatz?
Er muss universell sein, Kommunikation im Team, Konzentration bei der Arbeit gleichermaßen unterstützen. Unser HCD Private Place ist die Antwort auf diese Herausforderung: runde Formen bedienen den ergonomischen Greifbereich des Mitarbeitenden und sorgen für Abstand beim versetzten Platzieren im Raum. Der Arbeitsplatz schafft ein kleines „Zuhause“ in der Fläche. Aber wie gesagt: Das ist nur ein Baustein eines Gesamtkonzepts.
Was sagen Sie denen, denen das Foto der Liebsten auf dem Tisch wichtig ist?
Persönliche Dinge motivieren, weil sie Sinn vermitteln. Das ist klar. Aber das Hochzeitsfoto oder die Bilder vom Sommerfest in der Kita können heute ja auch ganz einfach über den Bildschirmhintergrund oder den Bildschirmschoner abgespielt werden. Meine klare Botschaft ist aber auch: Lasst es uns gemeinsam anfangen – dem Krimskrams auf dem Tisch wird in ein paar Monaten keiner mehr nachweinen.
