Eine aktuelle Studie im Auftrag von Ricoh Europe hat ergeben, dass europäischen Unternehmen aufgrund ihres unwirtschaftlichen Dokumentenmanagements potenzielle Gewinne in Höhe von insgesamt 46 Milliarden Euro entgehen. Der „Ricoh Process Efficiency Index“ zeigt auf, dass die für das Management geschäftskritischer Dokumente verantwortlichen Mitarbeiter rund 362 Millionen Arbeitsstunden pro Jahr auf diese Aktivitäten verwenden und so Betriebskosten in Höhe von 147 Milliarden Euro verursachen.
Der Index untersucht die Prozesse des geschäftskritischen Dokumentenmanagements in europäischen Unternehmen. Solche Kernprozesse treten regelmäßig und häufig auf und wirken sich direkt auf alle Beziehungen zu Kunden und Mitarbeitern aus. Gleichzeitig identifiziert der Bericht Optimierungsmöglichkeiten und zeigt den wirtschaftlichen Nutzen auf, der sich durch diese erzielen lässt.
„Diese Studie zählt zur Pflichtlektüre für jeden CIO in Europa. Sie stellt klar heraus, dass es für europäische Unternehmen unumgänglich ist, ihr geschäftskritisches Dokumentenmanagement effizienter zu gestalten als bisher, wenn sie im Wettbewerb der Wachstumsmärkte mithalten wollen“, betont Carsten Bruhn, Executive Vice President von Ricoh Europe. „Der Index veranschaulicht, dass sich veraltete, manuelle Prozesse in mehrfacher Hinsicht negativ auf die Geschäfte auswirken. Werden geschäftskritische Informationen zum Beispiel nur im Papierformat verarbeitet, steigt das Geschäftsrisiko deutlich an, da häufig nicht einmal eine Sicherungskopie vorliegt. Ihr Verlust kann schnell zu Sicherheitslücken führen. Und dort, wo Mitarbeiter unnötig lange mit der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen verbringen, konzentrieren sie sich nicht auf ihre eigentliche Geschäftstätigkeit“, so Bruhn weiter.
Trotz des hohen Zeit- und Kostenaufwands für das geschäftskritische Dokumentenmanagement sieht die Mehrheit noch Spielraum für weitere Effizienzsteigerungen. Folgende Faktoren spielen für die Befragten beim Wunsch nach Optimierung des geschäftskritischen Dokumentenmanagements die größte Rolle: ein intensiverer Wissensaustausch (67 Prozent), besserer Datenschutz (67 Prozent) und eine steigende Effektivität der Mitarbeiter (65 Prozent). Dem standen jedoch vor allem ein Mangel an Zeit (45 Prozent) sowie an Kapazitäten (35 Prozent) entgegen.
Trotz vorhandener Technologie zeigt der Bericht, dass vielerorts weiterhin ein manuelles und damit unnötig arbeitsintensives Dokumentenmanagement vorherrscht. Rund 43 Prozent der geschäftskritischen Dokumente liegen nur im Papierformat vor und nur 22 Prozent der europäischen Unternehmen verfügen über ein vollautomatisiertes Dokumentenmanagement.