Änderungen rechtlicher Rahmenbedingungen, neue Produkteinführungen, veränderte Marktanforderungen und zunehmender Wettbewerb stellen Direktversicherer vor große Herausforderungen. Gemäß dem Motto „was nicht gemessen werden kann, kann auch nicht optimiert werden“, dient das Vertriebscontrolling vor allem dazu, die Vertriebsaktivitäten messbar, transparent und damit steuerbar zu machen. Doch eine reine Kontrollfunktion, das heißt die Betrachtung der Vergangenheit, ist für die Unternehmenssteuerung nur bedingt hilfreich. Stattdessen soll das Vertriebscontrolling die Unternehmensleitung und Führungskräfte mit jenen Informationen versorgen, die für ihre Steuerungsaufgaben und Entscheidungen relevant sind. Eine gegenwarts- und zukunftsorientierte Betrachtung der Geschäftsprozesse mit Hilfe von Prozesskennzahlen rückt hier in den Mittelpunkt.
Prozessorientiertes Vertriebscontrolling
Zu den klassischen Kennzahlen der Unternehmenssteuerung gehören zum Beispiel Umsatz, Deckungsbeitrag oder die Gesamtzahl von Neuverträgen. Diese Kennzahlen haben keine Korrelation zu den Geschäftsprozessen. Die Kontroll- und Analysefähigkeit der operativen Kernprozesse, zu denen zum Beispiel Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten sowie Fehler- oder Abschlussquoten zählen, gewinnt daher immer mehr an Bedeutung.
Geschäftsprozesse sind die Nervenbahnen eines Unternehmens. Erfolgreich am Markt agieren kann nur das Unternehmen, das eine hohe Performance der Kernprozesse durch eine effektive und effiziente Gestaltung dieser Nervenbahnen sicherstellt. Unbedingte Voraussetzung für die Sicherstellung der Leistungsfähigkeit ist die Analyse und die detaillierte Beschreibung der eigenen Kernprozesse. Dazu kommt die Identifikation messbarer Kenngrößen in den Prozessen, welche zu wirkungsvollen Steuerungsmöglichkeiten führen.
Kontinuierliches Messen von Geschäftsprozessen
Auch organisatorische Voraussetzungen müssen erfüllt sein und zur Steuerung der operativen Kernprozesse muss es auch eine Lösung zur kontinuierlichen Messung der Prozessperformance geben. Aufgrund des hohen Automatisierungsgrads der Kernprozesse der Direktversicherer bietet sich hier eine Systemlösung an, die die kontinuierliche Messung von sogenannten „Prozessperformance-Indikatoren“ automatisch unterstützt und Schwachstellen sowie
Optimierungspotenziale erkennt. Business-
Intelligence wird deshalb durch Anwendungen ergänzt, die analytische Funktionalitäten mit der Überwachung von Geschäftsprozessen verbinden.
Eine Technologie, die die Anforderungen an ein prozessorientiertes Vertriebscontrolling unterstützt, ist zum Beispiel der ARIS Prozess Performance Manager (ARIS PPM) von IDS Scheer. Das System bietet Direktversicherern die Möglichkeit, die Leistungsfähigkeit der in IT-Systemen umgesetzten Unternehmensprozesse zu überwachen und die Performance und Struktur von Geschäftsprozessen zu analysieren.
Geschäftsprozesse können auf Basis detaillierter, quantitativer Informationen über die Prozessperformance hinsichtlich Mengen, Zeiten, Kosten und Qualität bewertet werden. Neben der reinen Messung der Prozessperformance bietet die Lösung eine Planwert- und Statusüberwachung und ein effizientes Frühwarnsystem von erfolgskritischen Kennzahlen. Durch Visualisierung der Istprozesse auf Grundlage von Echtdaten aus den IT-Systemen werden die Geschäftsprozesse dem Unternehmen transparent gemacht und Soll-Ist-Vergleiche ermöglicht.
ARIS PPM optimiert kontinuierlich die internen und externen Abläufe und leistet somit einen entscheidenden Beitrag für den Geschäftserfolg. Durch eine kontinuierliche, automatisierte Prozessanalyse mit Hinweisen auf Optimierungspotenziale und quantitative Informationen für eine prozessorientierte Planung und Steuerung von Kapazitäten erreichen Direktversicherer eine deutlich verbesserte operative Prozessperformance und Servicequalität. Sie können Anforderungen von Kunden schneller, zuverlässiger und korrekter befriedigen und sparen sich durch schlankere Prozesse und ein übergreifendes Prozessverständnis Arbeitszeit und Kosten.