Der Vorstandsvorsitzende entschied sich für das Produkt der WGV-Tochter WGV-Informatik und Media aus Stuttgart, weil alle Geschäftsprozesse aus einer Hand abgebildet werden: Sämtliche Kundendaten, das Produktportfolio, den Vertragsbestand, die Makler sowie deren Courtagen und alle Schadens- und Leistungsfälle.
Hinzu kommt, dass über bestehende Schnittstellen weitere, fremde Systeme angebunden werden können. So nutzt die Waldenburger als Tochter der Würth-Gruppe eine firmenspezifische SAP-Finanzbuchhaltung, die die Stuttgarter integrierten, um die Arbeitsprozesse schlank und effizient zu halten. „Als kleine, aber stark wachsende Versicherung müssen wir in der Verwaltung effizient wirtschaften, um wettbewerbsfähig zu sein“, begründet Knödler den Wechsel des Softwaresystems.
Bisher basierte die Bestandsführung auf einer angepassten und überarbeiteten Softwarelösung für Versicherungsmakler, in der etliche separate manuelle Schritte notwendig waren: umständlich, langsam und eine unnötige Fehlerquelle. Werden heute neue Verträge abgeschlossen, wird beispielsweise sofort die Prämie berechnet, an die Freigabe schließt sich automatisch die Provisionierung und der Ausdruck von Policen und Rechnungen an. Die notwendigen versicherungstechnischen Daten zur Unternehmensbewertung nach Solvency II können über ICIS ebenfalls problemlos erhoben werden.
Jetzt stets topaktuell
Knödler ist auch begeistert, weil der Systemwechsel beinahe wie projektiert verlief: „Ich habe noch nie erlebt, dass derartige Projekte ohne größere Probleme über die Bühne gehen.“ Lediglich zweimal setzt der Lenkungsausschuss die Ablaufampel auf „gelb“. Beispielsweise als die Waldenburger Versicherung Anfang Oktober auch eine gewerbliche Haftpflicht einführte. „Wir haben uns weiterentwickelt, die WGV hat sich sofort darauf eingestellt“, sagt der Chef von 17 Mitarbeitern, die den Unternehmensumsatz in den beiden vergangenen Jahren jeweils um 20 Prozent steigerten. Und nun mit schlankeren Strukturen und verstärktem Vertrieb für dieses Jahr 50 Prozent mehr Umsatz anstreben.
„Wegen der Modellierung der neuen Produktlinie, den Gewerbespezifikas und Besonderheiten der Makler haben wir die Schulungstage von 20 auf 40 Tage verdoppelt“, erklärt der Koordinator der Produktmodellierung, Sascha Bohatsch. Während der zusätzlichen Tage haben Kunde und Anbieter gemeinsam die neuen Produkte in ICIS modelliert. Übernommen haben die Waldenburger auch die von den Stuttgartern angebotene Schriftstücke und deren Layout. „Wir haben auf das Würth-spezifische Layout verzichtet“, sagt Knödler, „sonst hätten wir rund 400 verschiedene Schriftstücke anpassen müssen.“
Ohnehin musste das Stuttgarter Entwicklungsteam umdenken. Denn: Die WGV ist primär im Privatkundengeschäft unterwegs, während die 1999 gegründete Waldenburger Versicherung vor allem Firmenkunden – Händler und Handwerker – bedient und als Schaden-Unfallversicherer auf Photovoltaikanlagen spezialisiert ist. Das Gewerbegeschäft ist wesentlich flexibler und entsprechend vielfältiger und komplizierter. „Das schafft zusätzliche Probleme und erhöht die Wahrscheinlichkeit unerwarteter Schwierigkeiten“, sagt Knödler. Nicht zuletzt deshalb entschied er sich für einen Anbieter aus seiner Region – die Wege für notwendige Nachbesserungs- und Wartungsarbeit sind kürzer. Doch Hilferufe blieben aus.
Der Lenkungskreis
„ICIS wird bei 20 Kompositversicherern mit verschiedenen Anforderungen eingesetzt“, erzählt Reinhard Stiefel, Geschäftsführer der WGV-Informatik und Media, „dementsprechend flexibel reagieren wir auf den Markt.“ Entweder muss auf gesetzliche Änderungen wie Solvency II oder MaRisk reagiert werden oder die Kunden machen aus dem täglichen Umgang Entwicklungsvorschläge. Im Lenkungskreis, in dem Vertreter der großen Kunden WGV, BGV und LLB sitzen, wird diskutiert, welche Innovationen in das Gesamtpaket ICIS gepackt werden und für welche individuelle Lösungen für den spezifischen Partner gefunden werden sollten. „Im Hinblick auf effiziente Abläufe suchen wir den größten gemeinsamen Nenner unserer Partner“, erklärt Stiefel. Als große Versicherer haben die Mitglieder des Lenkungskreises oft eine Vordenkerrolle für die kleineren Partner. Allein die WGV setzt 500 Millionen Euro mit 3,5 Millionen Verträgen um. So schieben sie Innovationen an und setzen sie um, ehe es auch für andere notwendig wird. In der ICIS-User-Group können sich alle 20 Nutzer treffen, um in dem Verein unternehmensübergreifend Erfahrungen über fachliche und technische Anforderungen auszutauschen. Je nach Bedarf der Kunden führt die WGV Informatik und Media zyklische Wartungen und kleinere Änderungen aus. Drei- bis viermal pro Jahr wird ein größeres Release herausgegeben. Um mit ICIS Geschäftsprozesse optimal zu gestalten und abzuwickeln, sollten Versicherungen mehrere Komponenten nutzen, zumindest Bestands-, Produkt- und die Schadensverwaltung. Dann stellen sich entsprechende Synergieeffekte ein. So weisen die WGV-Versicherungen einen IT-Kostensatz von lediglich einem Prozent aus.
Zwar verfügt die WGV-Informatik-Tochter über eine permanente Hotline. Doch für die Einführungszeit wurde für den neuen Kunden eine eigene Hotline eingerichtet, damit technische, aber auch inhaltliche Fragen möglichst schnell abgearbeitet werden.
Werden neue Versicherungsbestandsführungssysteme eingeführt, tauchen trotz allgemeiner und spezieller Schulung für bestimmte Sparten und Tätigkeiten selbstverständlich immer wieder neue Konstellationen und Fragen auf: Von Detailfragen bis zu Verfahrensfragen, um Prozesse möglichst effektiv zu gestalten. „Gespräche und Kontakte zur WGV-Informatik und Media sind ausgesprochen gut“, findet der Vorstandsvorsitzende Knödler. Außerdem gefällt dem Schwäbisch Haller, dass er es nicht mit einem Softwareunternehmen zu tun hat, dessen Interesse morgen vielleicht nicht mehr Versicherungen sind: „Ich kann mich darauf verlassen, dass diese Software immer up to date ist.“