Der Gothaer Konzern zählt mit 3,5 Millionen Mitgliedern zu den großen Versicherungskonzernen Deutschlands und fokussiert sich mit seinen Versicherungs- und Vermögensprodukten auf Privatkunden und mittelständische Unternehmen. Die geschätzte Anzahl der geschäftlichen E-Mails pro Jahr liegt bei 20 Millionen. Der Versand von fachlichen E-Mails mit versicherungsrechtlichen Inhalten wurde allerdings lange Zeit untersagt. Zu hoch war die Gefahr, dass der Datenschutz nicht eingehalten und E-Mails beim Versand durch Dritte mitgelesen oder manipuliert werden könnten. Somit mussten Kundenanfragen zur Sicherheit über den postalischen Weg beantwortet werden.
Um seinen Kunden künftig einen erweiterten, datenschutzkonformen E-Mail-Service bieten zu können, sollte die Abteilung Corporate Security, als zentrale Stelle für IT-Sicherheit und Datenschutz innerhalb des Gothaer Konzerns, eine zuverlässig abgesicherte E-Mail-Struktur umsetzen.
Im Bereich Corporate Security verfügte man bereits über jahrelange Erfahrung mit JULIA MailOffice. Die Lösung aus dem Hause der Allgeier IT Solutions wurde zur Ver- und Entschlüsselung und Signatur sowie Signaturprüfung von E-Mails eingesetzt. Allerdings war die signierte und verschlüsselte Kommunikation nur mit Kommunikationspartnern möglich, die selbst über einen öffentlichen Schlüssel verfügen. Da viele Endkunden keine Ver-/Entschlüsselungssoftware im Einsatz haben, benötigte der Gothaer Konzern deshalb ein Zusatzmodul, das die Ver- und Entschlüsselung von E-Mails ohne entsprechende Lösung bei der Gegenstelle ermöglicht. Die Allgeier IT Solutions entwickelte daraufhin wunschgemäß die PDF-Verschlüsselung als Zusatzmodul. Bei der PDF-Verschlüsselung wird dem Kommunikationspartner in einer ersten E-Mail ein verschlüsseltes PDF zugesandt. Es folgt daraufhin eine zweite E-Mail, die das Passwort zum Entschlüsseln des PDF enthält. Die PDF-Verschlüsselung ist leicht anzuwenden, bietet die notwendige Sicherheit und kann auch mit PDAs problemlos genutzt werden.