Versicherungsbetriebe

Laut Marktforschungsunternehmen Vanson Bourne sehen 82 Prozent der Geschäftsanwender von Telefon- und Webkonferenzen Kosten- und Zeitersparnis als wichtigste Vorteile. Als Alternative zu teuren Geschäftsreisen gewinnt die Zusammenarbeit durch Webkonferenzen deshalb an Bedeutung. So wollen die Hälfte der deutschen Unternehmen Besprechungen mit Kunden und Geschäftspartnern auf Onlinekanäle verlagern, um Reisekosten zu sparen und schneller agieren zu können. Diese Vorteile können und müssen auch Finanzdienstleister nutzen, um der Rezession durch Kosteneinsparungen zu begegnen.

Webkonferenzen sind auch ein gutes Mittel, um verteilte Teams zu koordinieren. Ihr Einsatz spart nicht nur Zeit und Reisekosten, sondern steigert auch die Effizienz der gemeinsamen Arbeit. So zeigen die Erfahrungen von CSN-Geschäftsführer Alfred May, dass die Teilnehmer im virtuellen Meeting schneller auf den Punkt kommen als in persönlichen Treffen und nicht so häufig vom Thema abschweifen.

Alle Beteiligten können in Echtzeit gemeinsam die Dokumente sehen und bearbeiten. Kommentare zu einer Präsentation lassen sich auch per Telefon oder Chat austauschen. Die Teilnehmer werden dadurch enger eingebunden. Durch den gemeinsamen Zugriff auf Anwendungen und Inhalte lassen sich Missverständnisse vermeiden. Zusätzlich macht diese Art der Abstimmung unzählige elektronische Nachrichten überflüssig. Inzwischen schätzen viele Finanzdienstleister die Vorteile von Webkonferenzen. Nach den ersten Erfahrungen bei der internen Nutzung setzen Kunden von CSN, das Medium auch für den Kontakt mit Kunden ein. Dabei spielen unter anderem Multimediainhalte eine wichtige Rolle. Gerade im Austausch mit Kunden sollte berücksichtigt werden, dass statische Textformate weniger einprägsam sind. Mit dynamischen Elementen werden Botschaften wesentlich überzeugender präsentiert, so Alfred May.

Was sind Webkonferenzen?

Webkonferenzen sind übers Internet organisierte und durchgeführte virtuelle Meetings zwischen Teilnehmern, die sich an unterschiedlichen Orten befinden. Anstelle des realen Konferenztisches tritt bei einer Webkonferenz der PC-Desktop des Moderators. Alle Teilnehmer können in einem Fenster auf ihrem Bildschirm das Geschehen auf dem PC-Desktop des Moderators verfolgen („Desktop Sharing“) – beispielsweise das Halten einer Präsentation, die Vorstellung einer Software oder das Editieren eines Textdokuments. Im Laufe der Webkonferenz kann die Rolle des Moderators flexibel zwischen den Teilnehmern gewechselt werden.

Grundprinzip von Webkonferenzen

Webkonferenzen funktionieren im Wesentlichen nach folgenden Prinzip: Der Organisator versendet eine E-Mail-Einladung mit einem Link und dem Zugangscode zur Webkonferenz. Zum Zeitpunkt des Meetings loggen sich alle Teilnehmer in die Webkonferenz ein, wobei die Eingabe des Zugangscodes erforderlich ist. Anschließend sehen die Teilnehmer den Bildschirm des Organisators und können auf dessen PC Dokumente und Applikationen einsehen und nutzen. Während des Meetings kann jederzeit auf den Desktop eines anderen Teilnehmers gewechselt werden. Bei den meisten Webkonferenz-Lösungen kann auch die Maus- und Tastaturkontrolle für den PC, dessen Desktop alle Teilnehmer sehen, kontrolliert zwischen den Teilnehmern umgeschaltet werden.

Der „Kundenturbo“

Die einfache Technik von CSN wird mit wenigen Mausklicks gestartet – ohne langwierige Downloads oder lästige Anwendungen, die unter komplizierter Umgehung der Firewall installiert werden müssen. CSN will die Teilnehmer möglichst freihalten von aufwändiger Technologie. Sie brauchen lediglich einen PC mit Internetanschluss. „Die CSN-Beratung-Spitzenreiterin ist eine Maklerin aus Berlin. Sie hat es über unsere Online-Beratung-Plattform geschafft, 93 Stunden in einem Monat zu beraten und 105 Kundentermine wahrgenommen. Kein Wunder, dass viele Kunden die CSN-Plattform als ‚Kundenturbo‘ bezeichnen. Ein solcher Vertriebserfolg ist mit persönlicher Präsenz nicht machbar, das geht nur mit Onlineunterstützung“, so Alfred May.

Autorin: Claudia Hilker