Mit geeigneten Output-Management-Systemen kann der Versicherungsmitarbeiter Anschreiben und Verträge innerhalb weniger Minuten aufsetzen, individualisieren sowie den Druck und späteren Versand anstoßen und das sogar beim Kunden vor Ort. Das Unternehmen spart so Kosten und verbessert die Kundenkommunikation.
Der Kontakt mit dem Kunden sowohl der persönliche als auch der schriftliche ist für die Versicherungsbranche ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Wer beispielsweise eine Lebens- oder Rentenversicherung abschließt, möchte seinem Anbieter vertrauen. Schließlich hängt seine Zukunft und die seiner Angehörigen davon ab. Ein solches Vertrauen entsteht durch intensiven Kontakt und Betreuung. Eine wichtige Rolle spielt dabei insbesondere auch die schriftliche Kommunikation. Professionelle Schreiben sprechen den Kunden direkt an, greifen dessen individuelle Bedürfnisse und Anforderungen auf und unterbreiten ihm ein passgenaues Angebot. Allzu oft verhindert jedoch der große Kostendruck der Versicherungsunternehmen solch individualisierte Dokumente. Die Erstellung der Anschreiben gestaltet sich häufig aufwändig und erfordert die Mithilfe der IT. Das muss jedoch nicht sein. Mit Hilfe prozessorientierter Textsysteme können Versicherungsunternehmen den Prozess der Texterstellung um ein Vielfaches beschleunigen und so die Kosten senken. Die Produktivität wird damit entscheidend erhöht.
Individuelle Dokumente
im Handumdrehen
Lösungen wie die Software-Suite DocFamily von Assentis bilden optimierte Geschäftsabläufe detailliert ab und sind in die Benutzeroberflächen von Kernanwendungen integriert. So lassen sich Informationen aus dem verwendeten CRM oder ERP-System direkt in die Output-Management-Anwendung einbinden. Dadurch können die Dokumente schnell und einfach individualisiert und personalisiert mit den relevanten Informationen für den jeweiligen Kunden versehen werden. Versicherungen profitieren insbesondere von Systemen, die einen Webzugriff auf das Textsystem erlauben. Makler und Außendienstler greifen so von jedem beliebigen Ort auf den Texteditor zu und können sogar direkt beim Kundenbesuch einen Vertrag abschließen. Dazu benötigen sie nicht mehr als einen Rechner und einen Webbrowser. Einige Lösungen bieten neben Office-ähnlichen Oberflächen auch Funktionen an, über welche sich Briefe im Wizard-Modus durch Fragen und Antworten benutzerfreundlich und effizient erstellen lassen. Vordefinierte Bausteine und Vorlagen sorgen dafür, dass selbst der IT-fremde Fachbereichsanwender innerhalb weniger Minuten die benötigten Serien- oder Einzelbriefe aufsetzen kann. Diese vordefinierten Objekte sind optimal auf die Prozess- und Datenintegration mit den operativen Systemen abgestimmt und gewährleisten die nahtlose Integration. Workflowfunktionen auf diesen Objekten erhöhen die Kollaborationsmöglichkeiten zwischen den Parteien und steigern dadurch Aktualität und Korrektheit von diesen Objekten. Hat der Mitarbeiter das gewünschte Dokument fertiggestellt, kann er den Druck und Versand selbst anstoßen. Im Idealfall trägt das System Kundendokumente automatisch ins CRM-System ein und archiviert die Daten. So erfolgt der Versand rascher und erfüllt zudem die Compliancevorgaben.
Zentrale Speicherung
Um die Produktion zu beschleunigen und das einheitliche Erscheinungsbild aller Dokumente sicherzustellen, ist die zentrale Speicherung sämtlicher Vorlagen unerlässlich. Alle Dokumentenvorlagen, Textbausteine, Grafiken und Regeln sind entsprechend nur ein einziges Mal abgelegt und müssen bei notwendigen Änderungen auch nur ein einziges Mal modifiziert werden. Dazu benötigen die Mitarbeiter spezielle Rechte. In der Regel erhalten diese nur wenige, um einen Wildwuchs zu vermeiden. So stellt das Unternehmen sicher, dass alle Dokumente, die die Firma verlassen, rechtskonform sind. Zudem ist so das einheitliche Erscheinungsbild der gesamten schriftlichen Kommunikation mit Kunden und Partnern gesichert.
Entscheidendes Merkmal:
Offene Standards
Ein wichtiges Kriterium bei der Wahl der Lösung stellt die Skalierbarkeit dar. Das System muss rasch erweiterbar und anpassbar sein. Verfügt das System über offene Standards, lassen sich Geschäftsapplikationen wie CRM- oder ERP-Systeme problemlos anbinden. Wichtig ist jedoch gerade für die Versicherungsbranche das Know-how des Lösungsanbieters. Spezialisierte Unternehmen haben die Funktionalität ihrer Werkzeuge eng auf die Anforderungen dieser Branche abgestimmt und verfügen über wertvolle Erfahrung. Die Einführung eines modernen Textsystems erfolgt normalerweise stufenweise über einen Zeitraum von ein bis zwei Jahren, wobei nützliche Bausteine bereits nach wenigen Monaten produktiv eingesetzt werden. Der wesentliche Aufwand liegt in der Migration von bestehenden Vorlagen sowie in der Applikationsintegration. Für die Migration stehen meistens Funktionen bereit, welche es erlauben, Vorlagen und Bausteine automatisch zu übernehmen. Dies macht jedoch nur dann Sinn, wenn in der alten Lösung saubere Daten vorhanden sind. Wichtig ist ebenfalls, dass ein solches System in einem Unternehmen übergreifend eingeführt wird, da ansonsten die Synergieeffekte bei abteilungsübergreifenden Prozessen nicht erreicht werden können.
80 Prozent schneller
Die Praxis zeigt, dass sich im Bereich der Dokumentenerstellung enorme Kosteneinsparungen erzielen lassen. Mit einem prozessorientierten, leicht bedienbaren Textsystem wird der Prozess erheblich beschleunigt häufig um mehr als 80 Prozent. Versicherungsgesellschaften sprechen darüber hinaus nach der Einführung von Kostenreduktionen im Bereich von 1220 Prozent und einem ROI von weniger als zwölf Monaten. Daneben erhöhen die Unternehmen die Kundenbindung und den Kontakt zum Kunden mit professionell erstellten, individualisierten und personalisierten Anschreiben. Diese sprechen den Leser direkt an und enthalten genau diejenigen Informationen, die er auch tatsächlich benötigt.