Daniel Schläpfer hat noch vor Augen, wie alles anfing: „Vor Einführung des PPM-Tools mussten wir noch viel händisch erledigen, ganz ohne unterstützende Werkzeuge. Vor etwa fünf Jahren haben wir uns dann entschlossen, das Ganze zu automatisieren“, erinnert sich der Head Project Portfolio Manager bei AXA Winterthur.
Nach einer gründlichen Marktsondierung gab es zahlreiche Gespräche mit Anbietern wie SAP, Microsoft oder Hewlett Packard. Da das Team der amanit Unternehmensberatung in einem anderen Unternehmenskonstrukt schon vor Jahren bei AXA Winterthur die gesamte Projektlandschaft in einem Piloten erfolgreich abgebildet hatte, kam der Dienstleister auch dieses Mal wieder in die nähere Auswahl. „Wir wollten bewusst einen Partner, der nicht aus der IT kommt, sondern die Dinge mit unserer Erfahrung und durch unsere Brille sieht. Sprich: Projekt-Portfolio-Management aus der rein wirtschaftlichen Perspektive“, so Schläpfer.
Sparringspartner auf Augenhöhe
Dabei gehe es primär darum, aus den Projektinvestitionen einen Nutzen zu realisieren, sei dies monetärer oder auch qualitativer Art. Und genau dieses Verständnis für das AXA-Winterthur-Kerngeschäft habe amanit eindrucksvoll in der Präsentation gezeigt.
Dazu kommt für Schläpfer noch ein anderes, genauso wichtiges Argument: „Alle Berater von amanit vertreten eine Linie, die für mich transparent und klar ist. Wir haben also einen Sparringspartner auf Augenhöhe, der uns sagt, was er denkt. Und das war uns immens wichtig.“
Im Zuge der strategischen Führung und Ausrichtung der AXA Winterthur ging es für amanit nach der eigentlichen Einführung jetzt also um den Ausbau eines einheitlichen PPM-Instruments, mit dem das komplette Produktportfolio über den gesamten Lebenszyklus gesteuert werden kann, also von der Projektauswahl aller Projekte (zum Beispiel Produkte, IT, Organisation, Investitionen) über Repriorisierung, Portfoliosteuerung und Analyse bis hin zu Benefit Tracking.
Erste Erfolge nach Prototyping
„Von der konkreten Anwendung her ist das PPM-Tool heute beim Projekt-Portfolio-Management und bei den Ressortkoordinatoren lokalisiert. Das bereits etablierte Projektmanagement-System liefert dabei den Großteil der Datenbasis für das PPM-Tool, sämtliche projektrelevanten Daten bleiben aber im PM-System“, erläutert Daniel Schläpfer den applikationstechnischen Hintergrund des PPM-Projekts. Im Rahmen der Portfolioplanung 2008 entschied sich AXA Winterthur zunächst für ein Prototyping mit dem Oracle Primavera Portfolio Manager. Unter Projektleitung des heutigen amanit-Teams sollten dabei Kennzahlen, eine Abbildung im System sowie ein regelmäßiger Datenimport aus dem PM-System aufgebaut werden. Gleichzeitig sollte die Ausbildung der Mitarbeiter und die Begleitung bei der Portfoliobildung gewährleistet sein.
Nach Einrichtung der Applikation erreichten die Verantwortlichen innerhalb weniger Tage bereits eine Zeiteinsparung von mehr als 2 bis 3 Wochen. Die Analysemöglichkeiten und die Flexibilität erlaubten es zudem, Portfoliovarianten mehrdimensional zu betrachten und die Entscheidungsprozesse mit neuen Perspektiven und Auswertungen optimal zu unterstützen. Mit Hilfe der Installation konnte das anfänglich geplante Portfoliobudget signifikant reduziert und der einhergehende Nutzen massiv gesteigert werden.
„Die eigentliche PPM-Implementierung starteten wir im darauf folgenden Januar 2008. Auf der Basis des erfolgreichen Prototypings wurde das PPM-Tool in nur drei Monaten implementiert und laufend um weitere Themen iterativ ergänzt. Innerhalb von gerade mal drei Monaten konnten wir die Gesamtapplikation implementieren, Daten migrieren, Projekte bereits verarbeiten und unserer Portfoliomanagement betreiben“, fasst Daniel Schläpfer das iterative Vorgehen und die erfolgreiche PPM-Implementierung zusammen.
Mit der Einführung des PPM-Tools hat AXA Winterthur heute eine sowohl strategisch als auch wirtschaftlich optimale Ausrichtung des Projektportfolios in einem sehr anspruchsvollen Marktumfeld erreicht. Das Management wird dabei zeitnah mit qualitativ hochwertigen Entscheidungsinformationen beliefert. „Innerhalb unseres Konzerns haben wir als AXA Winterthur heute sogar den Ruf, die für konzernweite, strategische Steuerung notwendigen Informationen hochwertig, ausführlich und schnell zu liefern“, freut sich Daniel Schläpfer. Dazu komme eine hohe Akzeptanz innerhalb des Unternehmens durch eine unterstützende Arbeit des PPM-Teams im Bereich Business Case, Abweichung in Projekten und Einleiten entsprechender Maßnahmen.
Neue PPM-Qualität
Schläpfers Fazit: „Die Prozesse sind durch die Softwareunterstützung verankert und werden aktiver gelebt. Wir haben zeitnah eine wesentlich höhere Transparenz und managen heute unser Portfolio in einer zuvor nie erreichten Qualität.“ Im Rahmen des durch das PPM-Tool ermöglichten Benefit Managements kann zudem jeder, der in die Portfolioverarbeitung involviert ist, erkennen, welche Wertschöpfung der laufenden Projekte und damit auch ihre Qualität und ihr Umsetzungserfolg die AXA Winterthur erzielt. „Mit dem PPM-Tool steuern wir heute ganz transparent unser Projektgeschäft. In regelmäßigen Abständen hinterfragen wir das Portfolio und justieren es, wenn nötig, neu – mit für alle Betroffenen nachvollziehbaren Größen“, erklärt Daniel Schläpfer.
AXA Winterthur benutzt heute Projektportfolio-Management als wesentliches Element der 2006 gestarteten Strategieumsetzung. Dabei ist PPM eng verzahnt mit Strategie-, Budget- und Ressourcenprozessen. Wesentlich für ein funktionierendes PPM ist dabei die Unterstützung des Topmanagements sowie eine hohe Datenqualität und Datentransparenz. „Aber auch die Regeln und Prozesse müssen verbindlich sein und konsequent angewendet werden. Nur das schafft Vertrauen und Akzeptanz in der Organisation“, ergänzt Daniel Schläpfer.
Der Versicherer erreichte alle mit Beginn des PPM-Projekts gesteckten Ziele wie Reduktion des Investitionsvolumens, Erhöhung der Wertschöpfung, Reduktion der Projektkomplexität und die Umschichtung der Investitionen gemäß einer strategischen und kurzfristigen taktischen Stoßrichtung.
„amanit war und ist bei alledem eine wichtige Größe und für uns ein zuverlässiger und professioneller Dienstleistungspartner“, verdeutlicht Daniel Schläpfer. Die amanit Unternehmensberatung hat auch den Zuschlag für die PPM-Implementierung in 12 Ländern der AXA „Mediterranean & Latin American Region (MedLa)“ erhalten. In diesem Projekt tritt die amanit als kompletter Software- und Service-Provider auf: So stellt der PPM-Dienstleister die Software für die AXA MedLa 24/7 in einem professionellen Rechenzentrum bereit und somit auch sicher, dass der Zugriff aller Länder problemlos gewährleistet ist.