Scanlösungen.Auch in Zeiten von iPad und Blackberry gibt es für Außendienstmitarbeiter noch viele Situationen, in denen sie wichtige Daten handschriftlich erfassen und manuell an das Versicherungsunternehmen übermitteln. Dabei steigt nicht nur die Fehleranfälligkeit, sondern auch der Zeitaufwand für Bearbeitung, Verwaltung und Ablage sowohl für die Vertreter als auch für die Mitarbeiter in der Zentrale. Die Alternative: Mobile Scanner, die eine schnelle und fehlerfreie Übertragung der Kundendaten vor Ort ermöglichen.
Wenn Versicherungsvertreter bei ihren Kunden vor Ort Verträge besprechen und individuell anpassen, dokumentieren sie häufig die Änderungen handschriftlich und lassen dies vom Kunden unterschreiben. Zurück in der Agentur übermitteln sie diese Dokumente genauso wie Formulare zur Schadensregulierung und andere Papierbelege entweder postalisch oder per Fax an die Versicherungszentrale. Durch den Einsatz mobiler Scanner wie dem handlichen ScanSnap S1100 könnte dies bereits vor Ort während des Kundengesprächs geschehen, also am Anfang des Bearbeitungsprozesses: Der Versicherungsvertreter scannt die Dokumente ein und leitet sie per E-Mail an die entsprechende Abteilung weiter. Gleichzeitig lädt er sie per Knopfdruck in die eigene Kundendatenbank hoch, wo sie archiviert werden.
Der Vorteile liegen auf der Hand: Bearbeitung, Verwaltung und Ablage in der Versicherungszentrale nehmen wesentlich weniger Zeit und Ressourcen in Anspruch. Die Kollegen können zudem sofort auf die Daten zugreifen und sie in die digitalen Prozesse einbinden. Doch es profitiert nicht nur das Unternehmen, sondern auch der Kunde was wiederum die Kundenzufriedenheit erhöht: Die Zentrale könnte unmittelbar den Eingang und damit den sofortigen Beginn des Versicherungsschutzes bestätigen. Auf gleiche Weise ließen sich auch Schäden schneller regulieren.
Digital von Anfang an
In einer Zeit, in der Unternehmen ihre Geschäftsprozesse aufgrund wirtschaftlich schwieriger Rahmenbedingungen kosteneffizienter gestalten müssen, setzt dieser Ansatz, Scan to Process, einen maßgeblichen Trend. Die papierbasierten Prozesse können konsequent an die Möglichkeiten der IT-Infrastruktur im Unternehmen angepasst werden. „Die Essenz des Konzepts ist simpel“, erklärt Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA, PFU Imaging Solutions. „Es geht darum, analoge Informationen schneller und einfacher per Knopfdruck zu digitalisieren und nahtlos in die Verarbeitungsabläufe der Versicherungen zu integrieren. Bildete der Scanvorgang früher den Abschluss eines papierbasierten Vorgangs, steht er heute am Anfang eines elektronischen Geschäftsprozesses – Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management schließen sich nahtlos an.“ Die wichtigste Voraussetzung für einen breiten Einsatz ist, dass jeder Mitarbeiter diesen Vorgang ohne Schulungsaufwand bewerkstelligen kann. Daher sollten die Versicherungsunternehmen auf Scanner zurückgreifen, mit denen sich gescannte Dokumente wahlweise an Faxsysteme, E-Mail-Empfänger, im Netzwerk verfügbare Drucksysteme oder einfach an Dateisysteme, nachgelagerte IT-Anwendungen sowie SharePoint-Portale leiten lassen. Das schließt auch die Option ein, gleich mehrere Systeme zu adressieren, etwa ein Archiv und einen spezifischen Workflow. Sind die Geräte mit einer Zeichenerkennungssoftware ausgestattet, können Dokumente auf Knopfdruck in durchsuchbare PDF-Dateien, im Falle der ScanSnap-Serie sogar in editierbare Word-, Excel- und Powerpoint-Dateien, konvertiert werden. Mit der Softwarelösung Rack2-Filer von PFU steht speziell den Außendienstmitarbeitern, die zu Hause arbeiten, eine benutzerfreundliche Anwendung zur digitalen Aktenablage zur Verfügung.
Arbeiten in der Wolke
Cloud-Dienste wie MobileMe, SharePoint oder Dropbox erlauben das Synchronisieren und das automatische Replizieren der Inhalte auf einen Speicherort in der „Wolke“. Dadurch lassen sich Außenstellen und Filialen einfach in zentral definierte und verantwortete Verfahren einbinden. Zudem können auf diesem Weg mobile Mitarbeiter darauf zugreifen und ihre Dokumente in den digitalen Workflow integrieren. Das gilt auch für Belege, wie etwa bei der Reisekostenabrechnung: Über eine cloudbasierte Abrechnungslösung scannt der Außendienstmitarbeiter seine Belege ein, registriert seine Ansprüche und leitet sie als digitales Dokument mit einem Klick zur Prüfung und Freigabe an die Buchhaltung weiter.
Autor: Ingrid Britz-Averkamp, Fachjournalistin in München