Routinearbeitsvorgänge können gespeichert und durch sogenannte „Auslöser“ automatisch ausgeführt werden. Dadurch werden Fehleranfälligkeit und Versäumnisse auf ein Minimum reduziert, die Effektivität der einzelnen Mitarbeiter wird sogar erhöht.
Beispiele
Fakt: Kunde zieht um. Um zu verdeutlichen, welche Vorteile die Lösung bietet, sollen zwei Beispiele angeführt werden.
Was ist zu tun? Welche Änderungen müssen im System gemacht werden? Welche Geschäftspartner (VU) müssen informiert werden?
Lösung: Wird eine Adresse geändert, werden durch den „Auslöser“ Adresse speichern alle nötigen Arbeitsvorgänge sequentiell ausgeführt, wie zum Beispiel Gebäude- und Hausratversicherung ändern, den beteiligten Versicherern die Risikoänderungen mitteilen, Dokumente an den Kunden schicken sowie Vorgänge auf Termin oder zum Mitarbeiter legen.
Der Anwender erhält eine Mitteilung oder ein Protokoll, was ausgeführt wurde und was eventuell noch manuell erledigt werden muss.
Fakt: Neuerfassung eines Kunden und/
oder Vertrages.
Welche Daten muss ich im System anlegen, welche Dokumente müssen dem Kunden oder der jeweiligen Gesellschaft zugesandt werden? Was muss ich wann kontrollieren?
Lösung: Der Workflow-Manager legt automatisch zum Neukunden die möglichen versicherbaren Risiken in listenform an. Der Mitarbeiter muss die Liste der Reihe nach nur noch abhaken und kann so nichts vergessen. Aufgrund der Abarbeitung der Liste können wieder je nach Sparte weitere Arbeitsvorgänge ausgeführt werden.
„Auslöser“ können auf Feld oder Maskenebene definiert werden, das heißt, eine bestimmte Eintragung oder Änderung in einem Datenfeld kann vordefinierte Vorgänge auslösen.
Mögliche Workflows
▷Ausgabe von Mitteilungen auf dem Bildschirm.
▷Versenden von formulargesteuerten E-Mails.
▷Selektierte Dokumente an Geschäftspartner senden.
▷Automatische Anlage von kompletten Datenmasken.
▷Anlage von Vorgängen (Vorlagetermine).
▷Interne Information an übergeordneten Mitarbeiter.
▷Ausgabe jeglicher Listen, Formulare oder Dokumente.
Neben den herkömmlichen Medien E-Mail, Fax und Papier können Informationen auch direkt über die Einbindung von Webservices der VU ausgetauscht werden
Die Auslöser und Aktivitäten werden über einen Softwareassistenten erfasst und gespeichert.
Auf diese Weise kann der Anwender nach und nach seine gesamten innerbetrieblichen Prozesse automatisieren und vor allen Dingen dauerhaft dokumentieren. So können auch Aushilfen oder Auszubildende verantwortungsvolle Aufgaben ausführen. Die Prozessqualität und damit die Kundenzufriedenheit steigt und das unabhängig von der jeweiligen Mitarbeiterqualifikation.
Passend zum WfMS wurde eine Prozesssteuerung entwickelt, die den jeweiligen Bearbeitungsstand eines Prozesses protokolliert und auch bei asynchronen, also zeitversetzten, Tätigkeiten weiß, welches die nächsten Arbeitsschritte sind und wer für die Ausführung verantwortlich ist. Darauf aufbauend sind umfangreiche Auswertungen über Arbeitsaufkommen, Durchlaufzeiten und Auslastung, aber auch Wartezyklen (zum Beispiel je VU) möglich, über die unter anderem die Servicequalität der verschiedenen Produktpartner gemessen werden kann.
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