Das Thema Business Process Management (BPM) ist seit einigen Jahren in aller Munde. Unternehmen, die ihre Prozesse kennen, überwachen und mit neuester serviceorientierter IT automatisieren, sind für den globalen Wettbewerb gerüstet. Die Analysten der Gartner Group haben bereits 2007 zweistellige Wachstumsraten für dieses Marktsegment vorhergesagt. Beratungsunternehmen sowie Toolhersteller haben das Thema BPM aufgegriffen, ihr Marketing darauf ausgerichtet und arbeiten daran, die Vorhersagen der Analysten wahrzumachen. Der Hype um das Thema BPM geht mit immer größeren Erwartungen einher:
◆Mit BPM bauen wir die Kluft zwischen Business und IT ab eine Kluft, die so alt ist, wie die Softwareentwicklung selbst.
◆Mit BPM schaffen wir Transparenz in unseren operativen Prozessen. Anschließend automatisieren wir diese Prozesse auf Knopfdruck, ohne lange auf die Umsetzung in der IT warten zu müssen.
◆Mit BPM sind unsere Prozesse agil und flexibel und können jederzeit durch die Mitarbeiter der Fachabteilungen angepasst werden.
Diese Ziele erscheinen einerseits fantastisch, werden aber andererseits als Realität verkauft, wenn man den Werbebotschaften verschiedener Anbieter Glauben schenkt. BPM ist jedoch in erster Linie eine Philosophie, die sich nicht allein durch die Anschaffung eines neuen Tools einführen lässt. In Verbindung mit dem entsprechenden Know-how hingegen können mittels BPM-Standards und BPM-Technologie erhebliche Verbesserungen realisiert werden.
Prozessmodellierung macht beispielsweise die Abbildung komplexer Arbeitsabläufe in Modellen möglich. Diese Modelle werden von Vertretern des Business und der IT gleichermaßen verstanden und helfen, so die Verständigungsprobleme zwischen diesen beiden Seiten abzubauen. Als Modellierungssprache eignet sich beispielsweise die Business Process Modelling Notation (BPMN) ein Standard der OMG.
Es gibt sogar Process Engines, die auf Grundlage von Modellen Prozesse automatisieren und damit die Kosten in der IT erheblich senken. An eine Automatisierung auf Knopfdruck direkt aus dem fachlichen Modell glauben heute jedoch nur noch die wenigsten.
Process Engines verhelfen der IT ebenfalls zu mehr Agilität und Flexibilität, so dass auch technisch schnell auf Marktveränderungen reagiert werden kann. Ob dabei jede Änderung an die Fachabteilungen abgegeben werden kann und sollte, ist allerdings fraglich.
Wie aber führe ich BPM in meinem Unternehmen ein und was bringt es mir unterm Strich wirklich? Diese Frage stellen sich immer mehr Unternehmen. Eine pauschale Standardantwort gibt es leider nicht. Der richtige Einsatz von BPM hängt von der konkreten Problemstellung in einem Unternehmen ab. Nicht jeder braucht alle Aspekte von BPM gleichermaßen. Ein mittelständischer Betrieb mit 30 eingespielten Mitarbeitern braucht zum Beispiel eher eine automatisierte Schnittstelle zu einem seiner Kunden, als eine umfangreiche Dokumentation seiner Prozesslandschaft.
Die Anfangsinvestitionen für BPM in eigener Regie sind hoch. Die Mitarbeiter müssen geschult werden, um das notwendige Know-how in einem Unternehmen zu etablieren. Anschließend folgt die Anschaffung eines geeigneten Tools, was schnell Lizenzgebühren von über 100.000 Euro mit sich bringt. Diese Investitionen unterliegen zusätzlich dem Risiko, dass man das neue Know-how nicht korrekt anwendet oder sich im Auswahlprozess für das falsche Tool entschieden hat. Aus diesem Grund bleiben in der Praxis BPM-Projekte häufig hinter ihren Erwartungen zurück. Es bedarf eben doch mehr, als ein paar Schulungen und ein tolles Tool.
Eine Alternative ohne diese Risiken stellt die Zusammenarbeit mit einem auf BPM spezialisierten externen Anbieter dar. Dieser Anbieter bietet sowohl die methodische Kompetenz, als auch die technische Umsetzung von BPM-Projekten als Dienstleistung an. Es ist bereits gängige Praxis, die methodische Kompetenz als externe Beratungsleistung einzukaufen. Hier zahlt sich die Spezialisierung und Erfahrung der entsprechenden Berater aus. Gleiches gilt für die technische Umsetzung und Automatisierung von Prozessen, was die Idee von Software as a Service (SaaS) mit der technischen Seite des BPM vereint. Die Umsetzung und der Betrieb von Prozessen durch einen externen Anbieter werden als Process Hosting bezeichnet. Um den Abstimmungsaufwand in Projekten kleinzuhalten, werden BPM-Beratung und Process Hosting idealerweise aus einer Hand angeboten. Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters ist diese Kombination ebenfalls ein Indikator dafür, dass der Anbieter sein Handwerk versteht und den ganzheitlichen Ansatz von BPM verfolgt vom Business bis hin zur IT.
Fazit
BPM ist ein komplexes Themengebiet, das großes Potenzial und große Risiken mit sich bringt. Die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich BPM Schritt für Schritt zu nähern und das Risiko des Scheiterns zu reduzieren. Der Anbieter verantwortet Know-how und Technologie in einem BPM-Projekt, so dass sofort an einer konkreten Problemstellung gearbeitet werden kann.
Natürlich ist auch die Arbeit mit einem externen Anbieter nicht ohne Risiko. Hier kommt es auf die Auswahl eines seriösen und erfahrenen Partners an.
Auf anderen Gebieten sind entsprechende Partnerschaften zwischen Unternehmen bereits gängige Praxis. So arbeiten beispielsweise in der Automobilbranche spezialisierte Zulieferer eng mit den großen Herstellern zusammen. Inwieweit sich dieser Ansatz auch bei BPM-Projekten durchsetzt, ist eine spannende Frage, die in den nächsten Jahren beantwortet werden wird.
Autor Robert Gimbel ist Projekt-
leiter bei camunda services.