Die TK setzt seit 1999 SAP im internen und externen Rechnungswesen, bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs und zur Unterstützung sämtlicher Geschäftsprozesse im Personalwesen ein. Häufig werden Daten benötigt, die in MS Excel vorliegen, das bei der TK häufig als De-facto-Standard für den Datenaustausch gilt, sich als Fremdformat aber nicht ohne Weiteres nach SAP einlesen lässt. Dieser Herausforderung begegnete die TK bisher auf zwei verschiedenen Wegen. „Je nach Volumen haben wir die Daten entweder manuell eingepflegt oder dafür ein Upload-Programm erstellt“, berichtet Manfred Wolf, Leiter des Fachreferats SAP-Anwendungsentwicklung bei der TK. Lag ein großes Volumen an zu übertragenden Daten vor, waren meist Programmierer gefragt, die beispielsweise die Programmiersprache ABAP beherrschen. Ihre Arbeitsressourcen sind jedoch knapp und die benötigten Kenntnisse speziell, sodass dieser Lösung ein großer wirtschaftlicher Aufwand gegenüberstand. Bei geringem Datenvolumen, das manuell übertragen wurde, war das Ergebnis nicht besser, da die Arbeit mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden war. Hinzu kam in beiden Fällen eine kaum ausgeprägte Flexibilität.
Deshalb suchte die TK nach einer Lösung, welche die Übertragung von Excel-Dateien ins SAP-System unterstützt. Die Krankenkasse mit Sitz in Hamburg nahm verschiedene Angebote unter die Lupe, speziell auf Messen im SAP-Umfeld. Dabei kristallisierte sich sehr schnell die Software von Winshuttle heraus.
Winshuttle wurde 2003 gegründet und hat sich seitdem zu einem der weltweit führenden Anbieter von Daten-Upload- und Extraktionstools für SAP-Benutzer entwickelt. Seit Beginn des Jahres 2010 ist das Unternehmen mit einer eigenständigen GmbH auch in Deutschland präsent und betreut von hier die gesamte deutschsprachige Region. Eckpfeiler für den Erfolg und das rasante Wachstum sind Softwareprodukte, die es ermöglichen, direkt aus Excel, PDF- und Web-Formularen sowie anderen Anwendungen heraus ohne jeglichen Programmieraufwand mit SAP zu arbeiten. Die Produkte können mit allen SAP-Modulen genutzt werden.
„Die Software Winshuttle Transaction ermöglicht einen sehr guten, direkten Übergang von Excel in SAP“, bringt es Manfred Wolf auf den Punkt. Dies ist nicht nur wirtschaftlicher als eine ABAP-Programmierung, sondern es ist auch effizienter als das Arbeiten mit der von SAP bereitgestellten Legacy System Migration Workbench (LSMW).
Zunächst testete die TK zusammen mit dem Winshuttle-Supportteam zwei typische Anwendungsfälle in Websessions. „Wir haben die Eignung im Kontext mit unserem Modul SAP FS-CD untersucht, einer Branchenlösung für Versicherungen“, erinnert sich der Fachreferatsleiter. Weitere wichtige Kriterien waren die einfache Bedienbarkeit, die termingerechte und revisionssichere Übernahme der Daten und die Flexibilität des Transactionsystems. Dabei überzeugte die Lösung von Winshuttle, die für unterschiedlichste Transaktionen geeignet ist. Jeder SAP-Anwender mit Excel-Kenntnissen kann sie bedienen. So waren keine Schulungen erforderlich und der Implementierungsaufwand war sehr gering.
Heute benötigt die TK wenige Mitarbeiter, um Tausend und mehr Datensätze von Excel nach SAP mit der Winhuttle-Software zu migrieren. Wie hoch die Effizienzsteigerung ist, wird unter anderem an folgendem Anwendungsfall deutlich: „Wir haben 4.000 TFT-Monitore angeschafft, die in der Anlagenbuchhaltung zu erfassen waren“, berichtet Manfred Wolf und erläutert: „Früher hätten wir dies manuell umgesetzt. Dafür hätten Mitarbeiter mehrere Tage benötigt. Stattdessen haben wir von dem Dienstleister, der die Monitore geliefert hat, eine Excel-Datei erhalten und die Daten mit Hilfe von Winshuttle innerhalb von nur drei Stunden in unser SAP-System übertragen.“ So sind wertvolle Ressourcen für andere wichtige Prozesse freigeworden und die Arbeitszufriedenheit hat sich erhöht.