Versicherungsbetriebe

In einer Studie vom vergangenen September rechneten die Analysten von IDC in der Versicherungsbranche mit deutlich weniger IT-Investitionen für das Jahr 2009. Während die Experten bei den IT-Services keine erwähnenswerten Rückgänge erwarteten und bei Software nur mit 0,6 Prozent weniger rechneten, sagten sie für die Hardware ein Minus von vergleichsweise dramatischen 13 Prozent voraus.

Gerade im Bereich Dokumentenmanagement sollte man diesen Trend sehr genau unter die Lupe nehmen. Versicherungen sind sehr „papierfreudige“ Unternehmen und das Digitalisieren der gedruckten Bestände macht nach wie vor einen nicht unerheblichen Teil der täglichen Abläufe aus. Mit Investitionen in Scannerhardware (oder dem Verzicht darauf) sollte daher sehr bewusst umgegangen werden.

Welches Gerät scannt wo
am besten?

Generell gilt: Wer professionell scannen soll, braucht professionelle Hardware. Das Angebot ist heute so vielfältig, dass man die Alternative Scanner oder Multifunktionsgerät gar nicht erst betrachten sollte. Die Kombigeräte sind sicher beim sporadisch schnellen Scannen zu gebrauchen. Möglichkeiten zur Fehlerkorrektur oder Qualitätsoptimierung bei den Vorlagen sind jedoch nur unzureichend vorhanden, so dass diese Geräte für professionelle Scans in größerem Umfang nicht in Frage kommen.

Welche Hardware man wählt, hängt zunächst einmal von der Gestaltung der Scanabläufe ab. Dabei sollte man zwei Szenarien durchspielen: Man bündelt die Vorgänge an einer zentralen Stelle oder baut dezentrale Strukturen auf, etwa nach Organisationseinheiten oder Abteilungen getrennt. Im ersten Fall – dem zentralen Scannen – entstehen besonders hohe Anforderungen an die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Hardware in Dauerbetrieb. Zudem ist einiges an Aufwand erforderlich, den Workflow für sämtliche zu scannenden Dokumente einzurichten. Außerdem muss man damit rechnen, dass Systemausfälle oder Wartungsarbeiten den gesamten Prozess vorübergehend zum Stillstand bringen können, da sich ja alles an einer Stelle konzentriert. Für entsprechendes Backup bei Technik und Ablauf zu sorgen, ist deshalb unerlässlich, wenn zeitkritisch und mit hohem Durchsatz gescannt werden muss.

Bei dezentralen Scanstrukturen ist man bei der Hardwareauswahl flexibler. Müssen an einer Stelle zum Beispiel hauptsächlich kleinformatige Belege erfasst werden, kann man ein Gerät einsetzen, das speziell für diese Art Vorlagen gebaut ist. Insgesamt bedeutet das natürlich höhere Anschaffungs-, Wartungs- und Betriebskosten bei der Hardware. Schafft man es damit aber, die unterschiedlichen Vorlagen effizienter zu erfassen, sind diese Aufwendungen durchaus gut angelegt.

Ein weiterer Aspekt beim dezentralen Scannen, den es genau zu überlegen gilt, ist die Weiterverarbeitung der gescannten Vorlagen. Je mehr Stellen beteiligt sind, desto mehr Sorgfalt ist bei den nächsten Schritten im Dokumentenmanagement nötig, etwa bei der Zusammenführung der Dateien in einem digitalen Archiv. Wird hier nicht gründlich genug überlegt, holt man sich Kostenfallen ins Haus, die sich vor allem auf lange Sicht bemerkbar machen.

Scannertechnik
als Stressverhinderer

Zeit ist Geld. Aber wie schnell ein Scanner die Papiermengen bewältigt, darf nicht der einzige Investitionsfaktor bleiben. Es kommt ebenso darauf an, die erfassten Vorlagen möglichst effizient in die nachfolgenden DMS-Abläufe einzuspeisen.

Ein sinnvolles Hilfsmittel ist zum Beispiel die Möglichkeit, Scanprofile vorzudefinieren und jederzeit abzurufen, wobei man Ausgabeformate und Speicherorte für die jeweiligen Scanvorgänge festlegt. Die Auswahl richtet sich nach dem konkreten Zweck der Weiterverarbeitung, etwa ob die Datei direkt in den Druckprozess übernommen, als Mailattachment genutzt oder in ein Archivformat überführt wird, das den strengen Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht digitaler Dokumente genügt, wie zum Beispiel PDF/A.

Stichwort überflüssige Nacharbeit: Die entsteht sehr häufig nach Mehrfacheinzügen, wenn alles noch einmal durch den Scanner gezogen werden muss. Man kann so etwas nicht gänzlich ausschließen. Man kann aber die Anzahl der nicht erfassten Dokumente möglichst klein halten. Dafür bieten manche Scanner zum Beispiel eine Funktion an, die an verschiedenen Punkten die Dicke des durchlaufenden Papiers misst. Übersteigt sie am Ende des Vorgangs einen festgesetzten Schwellenwert, geht der Scanner von einem Mehrfacheinzug aus und bricht die Erfassung sofort ab.

Natürlich gilt auch hier das bereits Gesagte: Welche technischen Möglichkeiten letztendlich den Aufwand und die Kosten wirklich signifikant drosseln können, hängt immer von den jeweiligen Gegebenheiten ab: Um welche Dokumente geht es? Wie wichtig ist die Digitalisierung in Bezug auf das Unternehmensgeschäft? Wie relevant ist es, die Dateien in kürzester Zeit wieder parat zu haben? Fragen wie diese müssen gestellt und beantwortet werden, ehe es überhaupt an Überlegungen zur technischen Ausstattung geht.

Ein paar Schritte vorausdenken

Häufig ist zu beobachten, dass Dokumentenmanagement nicht als durchgängiger, ganzheitlicher Prozess betrachtet wird, bei dem ein Schritt in den anderen greift und Maßnahmen – oder ihr Unterlassen – an einer Stelle weitreichende Folgen haben können. Die Dokumentenerfassung ist dafür ein gutes Beispiel.

Was auf dem Flachbett liegt oder durch den Einzug läuft, wird von den Kameras des Scanners erfasst. Dabei ist es völlig egal, ob es sich um Ränder oder bedruckte Flächen handelt. Als Ergebnis bekommt man eine Bilddatei, die unter Umständen recht groß ausfällt. Von dieser Dateigröße ist nur ein Teil wirklich relevant für den weiteren Nutzen. Gespeichert wird jedoch jedes einzelne Pixel. Rechnet man das auf einen großen Vorlagendurchsatz hoch, bekommt man früher oder später ein Problem mit den verfügbaren Speicherressourcen – die, wie gesagt, hauptsächlich mit völlig unbrauchbarem Datenmaterial belegt sind. Und schon erweist sich das Dokumentenmanagement als Kostenfalle in einem Bereich, an den man zu Anfang gar nicht gedacht hat.

Die Tragweite dessen lässt sich an diesen Zahlen gut ersehen: Archiware als Anbieter für Datenmanagementlösungen hat im vergangenen Mai die Ergebnisse einer Kundenumfrage zum Thema Datenwachstum veröffentlicht. Interessant sind vor allem diese Feststellungen: Die über 100 befragten Systemadministratoren erwarten im Schnitt 85 Prozent mehr Datenbestand im Laufe des Jahres 2010! 36 Prozent rechnen sogar mit einer Verdopplung über Jahresfrist. Was die Sicherung der Datenberge betrifft, schätzen die Befragten den nötigen Hardwareaufwand (Server) auf 50 Prozent mehr gegenüber dem derzeitigen Stand. Jedes vierte Unternehmen erwartet, die Serverkapazitäten mindestens auf das Doppelte schrauben zu müssen.

Umso mehr zeigt sich also, wie wichtig das „Vorausdenken“ gerade auch bei der Dokumentenerfassung ist. Mit einem Scanner etwa, der nicht relevante Teile einer Vorlage erkennt und vom Scan ausschließt, ist man vor den genannten Folgen von Anfang an sicher. Man hat es grundsätzlich mit kleineren Dateien zu tun und dann eben auch mit viel weniger Platzbedarf bei der Ablage.

Wie gesagt, die genannten Technologien gehören in vielen Fällen schon fest zum Lieferumfang eines Scanners oder sind für eine vergleichsweise geringe Preisdifferenz zu haben. Am falschen Ende zu sparen, lohnt sich also nicht.