Die Bevölkerungspyramide kehrt sich um. Das macht Altersvorsorge wichtiger denn je und den Markt attraktiv für neue Anbieter. Zugleich aber herrscht Unsicherheit: In dem Versuch, das System der Altersvorsorge für eine veränderte Altersstruktur zu rüsten, gibt es seit Jahren eine Flut gesetzlicher und steuerlicher Neuerungen. So sind die Rentenkassen immer wieder zu Anpassungen gezwungen, sei es für den gesamten Bestand aller Versicherten oder für einzelne Gruppen.
Einer, der in diesem bewegten Umfeld einen kühlen Kopf bewahrt, ist Reinhard Graf, Vorstand der BVK und verantwortlich für den Bereich Betriebsrente im öffentlichen Dienst. Ob Flughafen München oder Zugspitzbahn, die betriebliche Altersvorsorge für die Angestellten kommunaler Unternehmen in Bayern erfolgt über die BVK, die in diesem Bereich über eine Million Versicherte zählt. „Um hier auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu sein, haben wir bereits im Jahr 2002 eine neue Softwarelösung gesucht, mit der wir flexibel sind und auch langfristig kosteneffizient arbeiten können“, erläutert Graf. Er beauftragte das Software- und Beratungshaus sd&m, eine neue Lösung für das Altersvorsorgemanagement zu entwickeln. Das System wurde in 2006 erfolgreich in Produktion genommen. Alleine in die Basis des Vorhabens, die für den Markt der Versorgungsträger und Versicherungen entwickelte Standardlösung futura, sind 150 Entwicklerjahre geflossen.
Änderungsfreundlich und unabhängig von der Finanzierungsform
Mit futura will Graf die Konzepte der Zukunft realisieren. So etwa das Kapitaldeckungsverfahren, auf das die BVK derzeit umstellt. „Ob Umlage-, Kapitaldeckungs- oder ein Mischverfahren, futura deckt alle gängigen Formen der Finanzierung ab“, erklärt der BVK-Vorstand. „Wir müssen“, so Graf, „in jedem Jahr zwei bis drei größere gesetzliche Änderungen bewältigen. Da muss die Software „änderungsfreundlich“ sein, um die neuen Anforderungen zeitgerecht erfüllen zu können.“
Intuitive Bedienbarkeit
Kostenvorteile sichern gehört zur Strategie der BVK, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu sein. „Kein Außendienst und daher keine Provisionszahlungen sowie niedrige Verwaltungskosten“, so lautet die langfristige Strategie. Auch dieser Zielsetzung muss futura gerecht werden. Wie das gelingt? Die Bedienung ist dank der grafischen Oberfläche einfach und selbst erklärend, was die Einarbeitung erleichtert. Sie beträgt heute etwa ein Fünftel der beim alten System erforderlichen Zeit.
Und außerdem: Geschäftsvorfälle, die logisch zusammen gehören, werden als Paket behandelt. Das beschleunigt die Abarbeitung um schätzungsweise 20 Prozent und reduziert Bearbeitungsfehler. Ein wichtiger Aspekt, wenn man wie die BVK und ihre Kooperationspartner mit über 300 Sachbearbeitern mehr als 1 Million Versicherte betreut.
„Was Externe effizienter können, lagern wir aus“
Für niedrige Betriebskosten sorgt außerdem das Wartungskonzept: Die Wartung wurde an die Herstellerfirma sd&m vergeben. „Das ist für uns kostengünstiger als selbst ein Expertenteam zu beschäftigen“, sagt Graf. Daher war die externe Maintenance schon im Rahmen der Ausschreibung zum Projekt ein wichtiger Aspekt und mitentscheidend dafür, dass die Wahl auf sd&m fiel. „Wir brauchten eine zuverlässige und personalstarke Firma, die langfristig wirtschaftlich solide ist.“
Als Tochter des Beratungshauses Capgemini blickt sd&m auf 25 Jahre Unternehmensgeschichte zurück. In dieser Zeit konnte sich das Unternehmen als Technologieführer etablieren. Zeitweise waren bis zu 100 Berater und Programmierer von sd&m mit der Entwicklung von futura befasst. In enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der BVK wurden Anforderungen an das System definiert und umgesetzt. Dabei haben beide Seiten stets auf gute Zusammenarbeit gesetzt.
Das Motto: Projekterfolg wird von Menschen gemacht. „Es war spürbar, dass sich sd&m dies von Anfang auf die Fahnen geschrieben hatte“, sagt Graf. „Und auch unsere Leute haben über den gesamten Zeitraum hinweg hohen Einsatz gezeigt.“
Bei jedem Versorgungsträger einsetzbar
So entstand eine Lösung, die nicht nur änderungsfreundlich und effizient ist. futura ist aufgrund seiner modernen, geschichteten Technologie hochgradig skalierbar, mandantenfähig und passend zur jeweiligen Struktur des Versorgungsunternehmens konfigurierbar. Mit diesen Eigenschaften ist futura auch für andere Unternehmen interessant. Die BVK jedenfalls konnte bereits neue Kunden für das System gewinnen. Ihre Kooperationspartner, die Kassen der Städte Köln und Hannover sowie der Länder Sachsen-Anhalt und Thüringen, lassen ihre Bestände damit verwalten. Und nicht nur Kassen des öffentlichen Dienstes werden durch futura ideal unterstützt. Aufgrund ihrer Gliederung in Fachmodule, eignet sich die Lösung außerdem zur innovativen Bestandsführung bei Versorgungsträgern für Beamte, bei berufsständischen Versorgungswerken sowie Pensionskassen oder -fonds.
Migration mit minimaler Fehlerquote
Im September wurde das Modul für die betriebliche Altersvorsorge im öffentlichen Dienst produktiv gesetzt. Voraus gingen Schulungen aller Mitarbeiter durch Trainerteams aus BVK- und sd&m-Experten. Die Datenmigration lieferte ein zu 99,6 Prozent fehlerfreies Übermittlungsergebnis. 0,4 Prozent waren Sonderfälle oder untypische Konstellationen. Alles in allem also eine Punktlandung, dank sorgfältiger Planung und guter Zusammenarbeit der Projektteams. „Mit futura haben wir einen wichtigen Grundstein für unsere Zukunft gelegt“, sagt Graf, der Planer und Visionär, der optimistisch nach vorne blickt – für seine Versicherten sowie für die Versorgungskasse selbst.
Autor: Ursula Zeppenfeld